Zentraler Einkauf und Lieferantenmanagement zur Einhaltung hoher Standards

PwC EN 32

Operativ unterstützt der Konzerneinkauf die Unternehmensbereiche dabei, im Einklang mit unseren Konzernrichtlinien Güter und Dienstleistungen von hoher Qualität zu beschaffen, die Ausgaben zu senken, Investitionen kosteneffizient zu tätigen und dabei Umwelt- und Sozialaspekte zu berücksichtigen. Das jährliche Beschaffungsvolumen betrug 2016 rund zehn Milliarden Euro, darin enthalten sind auch die Kosten für die Erneuerung unserer Flotten und Standorte.

Einkauf

Ferner ist der Konzerneinkauf für die zentrale Steuerung des Lieferantenmanagements verantwortlich, das bereits am Anfang der Wertschöpfungskette ansetzt. Dadurch stellen wir sicher, dass unsere Standards in der gesamten Lieferkette eingehalten werden, erhöhen die Liefersicherheit und schaffen Mehrwert durch vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und langfristige Vertragsbeziehungen. Außerdem verstehen wir unsere Lieferanten nicht nur als Zulieferer der Güter unseres Bedarfs oder als Transportdienstleister, sondern ermöglichen ihnen darüber hinaus, innovative Ideen in unser Unternehmen einzubringen.

Wir unterstützen die Lieferanten mit unserem Know-how und bieten ihnen ein interaktives Lernmodul zum Verhaltenskodex sowie Umwelt- und Sozialstandards an. Darüber hinaus stellen wir den Transportpartnern im Landtransport unsere Einkaufskontakte zur Verfügung, zum Beispiel bei der Beschaffung von neuen, effizienteren Fahrzeugen.

Beschaffungsplattform für mehr Transparenz

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Laufend verbessern wir die Effizienz und Transparenz unserer Einkaufsprozesse. Im Berichtsjahr haben wir weitere Beschaffungsvorgänge in die bestehende Einkaufsplattform integriert und deren Nutzung vereinfacht. Die Plattform, mit der auch das Lieferantenmanagement verknüpft ist, ermöglicht die konzernweite strategische Steuerung von Beschaffungsaufgaben und unterstützt darüber hinaus das standardisierte Verfahren zur Überprüfung und Bewertung von Lieferanten.

Bestandteil der Lieferantenbewertung ist das Due-Diligence-Screening. Wir unterziehen Lieferanten diesem Prozess, wenn sie bestimmte Risikokriterien unserer Antikorruptionsrichtlinie erfüllen. So gewährleisten wir, dass sie den Anforderungen des Konzerns entsprechen und zum Erreichen unserer Umweltziele und Sozialstandards beitragen werden.

Über einzelne Beschaffungsmaßnahmen unter dem Aspekt des Umweltschutzes, wie etwa die weltweite Beschaffung von Strom aus erneuerbaren Quellen, berichten wir ausführlich im Kapitel Umwelt & Lösungen.

Mitarbeiter sensibilisieren

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Nach erfolgreichem Rollout werden wir den Expertenworkshop „Sicherheits- und ComplianceEinhaltung von Gesetzen und Vorschriften, Standards, Normen, unternehmensinternen Regelungswerken und Selbstverpflichtungen.-Sensibilisierung“ im kommenden Jahr in das bestehende Trainingsangebot für Mitarbeiter im Einkauf integrieren. Darüber hinaus wird dieses Training als eines der ersten für diese Zielgruppe in das konzernweite Certified-Programm aufgenommen.

Der von den Bereichen Einkauf, Konzernsicherheit, Legal und Compliance gemeinsam entwickelte Workshop soll Einkäufer dafür sensibilisieren, bestimmte Risiken wie zum Beispiel Korruption oder wettbewerbswidriges Verhalten sofort zu erkennen und Konflikte richtlinienkonform zu bewältigen. Die Teilnahme an diesen Schulungen wie auch an den Auffrischungskursen ist für Einkäufer verpflichtend.

Ethische Standards in der Lieferkette verankern

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Grundlage unseres Lieferantenmanagements und verbindlicher Bestandteil der Konzernverträge ist der Verhaltenskodex für Lieferanten. Er gilt sowohl für Lieferanten im klassischen Sinn als auch für Transportpartner und andere Dienstleister. Im Kodex fordern wir unsere Lieferanten auf, dafür Sorge zu tragen, dass unsere Bestimmungen auch in ihrer Lieferkette – also auch von weiteren Unterbeauftragten – eingehalten werden.

Regelmäßig überprüfen wir die Inhalte des Verhaltenskodex für Lieferanten. Im Berichtsjahr haben wir eine Überarbeitung durchgeführt und die bereits enthaltenen Themen „Wahrung der Menschenrechte und faire Arbeitsbedingungen“ verdeutlicht. Neu aufgenommen wurden Compliance-Themen, darunter „Handelsvorschriften“ und „Verhalten bei Interessenskonflikten“. Diese Änderungen haben wir auch in das interaktive Lernmodul übernommen, über das unsere Lieferanten sich schon vor den Vertragsverhandlungen mit unseren Standards vertraut machen können. Das Lernmodul stellen wir ebenso wie den Verhaltenskodex für Lieferanten in den wichtigsten Sprachen der Welt bereit.

Ausschreibungsverfahren konzernweit harmonisiert

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Lieferanten und Transportdienstleister wählen wir in einem standardisierten, mehrstufigen Ausschreibungsverfahren aus. Neben unserem bestehenden Prüfverfahren beziehen wir auch unabhängige, externe Lieferantenbewertungen ein. Dabei arbeiten wir nur mit Anbietern zusammen, mit denen wir bei der Beurteilung unserer eigenen Nachhaltigkeitsleistung positive Erfahrungen sammeln konnten und deren Prozesse wir für glaubwürdig und überzeugend halten. Kontinuierlich verbessern wir das Verfahren zur Lieferantenbewertung weiter, indem wir beispielsweise auch länderspezifische Faktoren jener Länder berücksichtigen, in denen unsere Lieferanten operieren.

Austausch mit Lieferanten etabliert

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Manche Lieferanten verfügen über Kompetenzen, die für unser Geschäft von besonderer Bedeutung sind, wie beispielsweise Innovationsträger aus dem Bereich grüner Technologien oder Informationstechnologie. Mit diesen Partnern arbeiten wir besonders eng zusammen, tauschen uns regelmäßig mit ihnen aus und entwickeln in gemeinsamen Projekten Innovationen oder neue Geschäftsmodelle.

Reaktionen auf Verstöße

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Wir setzen Vertrauen in unsere Vertragspartner und führen stichprobenweise Kontrollen durch, ob die Vereinbarungen eingehalten werden. Die Auswahl, wer überprüft wird, richtet sich vor allem nach der wirtschaftlichen und strategischen Bedeutung des Lieferanten für den Konzern sowie der Einschätzung des Risikopotenzials. In die Entscheidung werden alle wesentlichen Konzernfunktionen wie HR und Compliance einbezogen.

Erhalten wir konkrete Hinweise darauf, dass sich ein Lieferant nicht an die Bestimmungen des Kodex hält, prüfen wir den Sachverhalt und fordern gegebenenfalls verbindliche Zusagen ein, das Fehlverhalten innerhalb eines angemessenen, möglichst kurzfristigen Zeitraums abzustellen. Stellt sich bei Nachfolgekontrollen heraus, dass der Lieferant unseren Forderungen nicht oder nur unvollständig Folge leistet, ergreifen wir Maßnahmen, die bis zur Beendigung des Geschäftsverhältnisses reichen können.